Tuotteiden jälleenmyynnille nojaavan yrityksen toiminnalle toimivat ostokanavat ja -prosessit ovat elinehto. Mitä suurempi tuotevalikoima ja enemmän toimittajia, sitä tarkemmin täytyy myös seurata varaston tilannetta ja varmistaa, että minkään tuotteen kohdalla ei joutuisi myymään eioota asiakkaalle. Nimikemäärän kasvaessa kasvaa myös tarve vertailla, että ostotilaukset ja -laskut varmasti stemmaavat.
Ostoprosessin hallintaan on onneksi tarjolla käteviä työkaluja: kun yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä sekä kirjanpitäjän käyttämä taloushallinnon järjestelmä integroituvat toisiinsa, myös roolijaosta on helppo sopia.
Kun kaikki ostoja hoitavat työntekijät pääsevät täydentämään samalle toimittajalle lähtevää ostotilausta, vältytään päällekkäisiltä tilauksilta ja usein myös isolta määrältä ylimääräistä työtä.
Liikkeen tiskillä tuotteen saatavuutta kyselevän asiakkaan näkökulmasta tärkeintä on tietysti se, että kun ostotilaukset kulkevat samassa järjestelmässä jossa myynnit lyödään kassaan, kassahenkilö osaa heti kertoa onko tuotetta jo tilattu varastoon ja milloin täydennyksen pitäisi tulla.
1. Saldorajat ja tilausajoautomaatti hoitavat varaston seurannan puolestasi
2. Kirjaa ostotilauksen ja saapuneen lähetyksen väliset erot heti järjestelmään ja lähetä samalla reklamaatio
3. Integraatio taloushallinnon järjestelmään tehostaa ostolaskujen täsmäyttämistä
Jos toiminnanohjausjärjestelmäsi integroituu käyttämääsi taloushallinnon ohjelmistoon, toimittajilta tulleet ostolaskut voidaan automaattisesti kopioida toiminnanohjausjärjestelmään täsmäytettäviksi. Näin pystyt tarkistamaan lähete- ja rivikohtaisesti, että toimittaja on laskuttanut juuri sen verran kuin on sovittu. Jos päätät hyväksyä ostotilauksesta poikkeavat hinnat (vaikkapa tilanteessa, jossa ostolaskulle on myös lisätty rahtikuluja), nykyaikainen työkalu osaa päivittää jo varastoon vastaanotetuille tuotteille takautuvasti oikean arvon. Näin ostohinnat ja katetiedot pitävät aina kutinsa.
Taloushallinnon järjestelmän ja toiminnanohjausjärjestelmän välisestä integraatiosta on tietysti myös muuta hyötyä. Kurkkaa vaikkapa blogimme Miten selvitä hengissä reskontran hoidosta?
4. Ostolaskun automaattinen hyväksyntä ja maksulupa vähentää hallinnollisia tehtäviä entisestään
Jos ostolaskujen määrä on suuri ja heitot ostotilausten ja -laskujen välillä yleensä pieniä, ei jokaista ostolaskua kannata välttämättä tarkistaa manuaalisesti. Monipuolisessa järjestelmässä on mahdollista määritellä automaattisen hyväksynnän virhemarginaali (sanotaan vaikka 2 % tai sen alle). Jos ostolaskun ja ostotilauksen välinen ero mahtuu virhemarginaalin sisälle, järjestelmä hyväksyy ostolaskun automaattisesti ja antaa sille maksuluvan. Tieto maksuluvasta siirtyy integraation yli taloushallinnon järjestelmään, jossa ostolasku on helppo klikata maksuun!
Bonusvinkki: Ulkomaanostot kannattaa tehdä suoraan toimittajan käyttämällä valuutalla
Kaipaatko vinkkejä virtaviivaisempaan varastonhallintaan?
Teimme oppaan siitä, miten voit yksinkertaistaa varastoprosessejasi, säästää kustannuksissa ja pysyä tarkasti selvillä varastosi tilanteesta.
